Как настроить шаблоны в Voice2Doc и получать документы в нужном вам формате

В Voice2Doc есть два вида шаблонов:

1. Системные. Предустановленные шаблоны для стандартных задач. Они доступны сразу, но их нельзя редактировать.
2. Пользовательские. Шаблоны, которые вы создаете сами под свои задачи.

Настоящая сила сервиса — в пользовательских шаблонах. Вы можете «научить» Voice2Doc готовить документы именно так, как принято в вашей компании — со своей структурой, терминами и акцентами.

Для большинства задач достаточно просто показать пример.

Как создать свой шаблон

1. Откройте раздел «Шаблоны» и нажмите «Создать» Вы увидите список доступных шаблонов и кнопку для создания нового.

2. Заполните название и описание

• Название шаблона. Короткое и понятное имя. Например, «Протокол для отдела маркетинга».
• Описание документа. Кратко поясните, что это за документ. Например: «Структурированный документ с ключевыми решениями и действиями».

3. Покажите пример документа — это главное Здесь вы задаете структуру будущего результата. Есть два способа:

• Загрузить файл (рекомендуется). Если у вас уже есть пример протокола в Word или PDF, просто загрузите его. Сервис автоматически распознает текст и вставит его в поле «Пример документа».
• Написать вручную. Напечатайте или вставьте текст прямо в редактор, указав нужные заголовки.

4. Нажмите «Сохранить шаблон» На этом работа над созданием шаблона завершена.

---

Управление шаблонами: тестирование и копирование

На панели действий шаблона есть кнопки, которые помогают в работе.

⚡ Тестировать

Позволяет проверить, как работает шаблон, не выходя из редактора.

Важно: Перед тестированием обязательно сохраните шаблон.

1. Нажмите «Тестировать».
2. В открывшемся окне выберите одну из ранее загруженных записей.
3. Система обработает её текущим шаблоном и покажет результат-превью.

Это безопасно: тестирование не меняет исходную запись в разделе «Мои записи», а только показывает, какой получился бы результат.

❐ Создать копию

Создает дубликат текущего шаблона с пометкой «(копия)» в названии. Это полезно в двух случаях:

1. Взять за основу системный шаблон. Системные шаблоны нельзя менять, но можно скопировать их и отредактировать копию под себя.
2. Эксперименты. Если хотите доработать свой шаблон, но боитесь испортить рабочую версию.

🗑 Удалить

Безвозвратно удаляет шаблон. Системные шаблоны удалить нельзя.

---

Для опытных пользователей: ручная настройка инструкции ИИ

Иногда нужно задать ИИ более точные правила: указать стиль текста, отформатировать задачи в виде таблицы или выделить специфические темы. Для этого в форме шаблона есть раздел «Дополнительные настройки».

Способ 1. Быстрая настройка с помощью Помощника

1. В поле «Инструкции для ИИ» нажмите кнопку «🪄 Помощник».
2. В диалоге опишите своими словами, какой результат хотите получить. Пример: «Хочу подробный протокол с таблицей задач».
3. Нажмите «Сгенерировать инструкцию».

Способ 2. Ручное редактирование

Вы можете написать промпт самостоятельно. Чем точнее инструкция, тем лучше результат.

Пример структуры инструкции: Ты — бизнес-ассистент. Составь протокол в формате Markdown: ## Решения Списком перечисли принятые решения. ## Задачи Составь таблицу: "Задача", "Ответственный", "Срок".

---

Как использовать шаблон

Для новых файлов

1. Загрузите файл в разделе «Загрузить».
2. На шаге выбора шаблона найдите в списке нужный.
3. Запустите обработку.

Для уже загруженных записей (бесплатно)

Если вы хотите применить новый шаблон к старой записи:

1. Перейдите в раздел «Мои записи» и откройте нужную запись.
2. Нажмите кнопку «Обработать заново».
3. Выберите новый шаблон.

Результат в записи обновится. Списания минут с баланса при повторной обработке не происходит.

Теги статьи: #шаблоны #протоколы #Voice2Doc #автоматизация #бизнес #AI #кастомизация #инструкция